Partecipazione ad una fiera? Alcuni consigli pratici per renderla efficace

Fasi Preliminari

1. 1. Decidere a che manifestazione partecipare: esistono diverse forme di eventi e fiere, e’ importante decidere a che manifestazione partecipare, approfondendo con cura la conoscenza dell’evento stesso. In linea di massima esistono 3 macro categorie di fiere:
      Fiera di settore: dove partecipano sia produttori che commercianti, hanno dimensioi e periodicit? variabili a seconda del settore di riferimento, possono essere di tipo nazionale od internazionale.
   2. Definire gli obiettivi: stabilire gli obiettivi da raggiungere ci permetter? di aver ben chiaro il nostro atteggiamento in fiera. Vogliamo raggiungere nuovi potenziali clienti? Vogliamo aumentare la visibilit? del nostro marchio? Incrementare le vendite?? Lanciare nuovi prodotti? Conoscere nuovi? target di riferimento? Capire chi sono i nostri competitor o creare nuove partnership? A seconda di ci? che realmente vogliamo ottenere dovremo muoverci di conseguenza prima e durante la fiera.
   3. Stabilire il budget: partecipare ad una manifestazione fieristica ? un vero e proprio investimento, nel calcolo del budget devi prevedere tutti i costi, partendo dai costi dello spzio, l’allestimento dello stand, parcheggio, hotel, trasporto e logistica, ma anche preparazione dei campioni, materiale informativo, personale presente in fiera, Hostess e serviziocatering. Insomma fai una lista di tutto ci? che ritieni importante e per ogni voce calcola in maniera acurata i singoli costi. Tieni presente che potresti valutare la possibilit? di avere degli “sponsor” o dei partner per condividere obiettivi e costi.

Cosa fare PRIMA della Fiera:

PROMOZIONE

Terminata la fase preliminare di valutazione della partecipazione ad una fiera ? fondamentale concentrarsi sulla promozione; cio? far sapere a tutti della vostra partecipazione all’evento.

1. 1. Create un’apposita sezione dedicata alla fiera sul vostro sito web. Qualche mese prima della nostra partecipazione alla fiera sar? importante verificare che il nostro sito aziendale sia aggiornato, completo di tutte le informazioni che i visitatori potranno poi ricercare online. Il sito web ci? rappresenta, dovr? contenere tutti i prodotti e servizi, presentati in modo chiaro ed efficace, valorizzare i nostri punti di forza. Se necessario, questo potrebbe essere il momento giusto per fare un restyling del sito e della vostra comunicazione.
   2. Sponsorizzate l’evento attraverso i canali social, lanciate messaggi che comunicano la vostra presenza alla fiera (ad es. siamo presenti alla prossima :::) comunicate eventi, dimostrazioni od incontri che terretepresso il vostro stand, comunicate dove vi trovate ed altre informazioni utili per raggiungere agevolemnte il vostro spazio fieristico.
   3. Invitate i vostri clienti e i vostri contatti attraverso l’invio di news-letter.
   4. Qualche cliente ama ricevere l’invito cartaceo, magari con alcuni biglietti omaggio, se disponibili. Approfittate per creare un invito completo di programma della vostra presenza in fiera. Curate la grafica e la stampa in modo impeccabile, l’invito dovr? essere personalizzato, cos? il vostro cliente si sentir? al centro della vostra attenzione; quale modo migliore per fidelizzarlo?
   5. Motiva e prepara lo staff che parteciper? alla fiera. Un aspetto fondamentale ? coinvolgere tutto lo staff che sar? presente all’evento, condividere con loro gli obiettivi e formarli su come svolgere al meglio il ruolo affidato.

ALLESTIMENTO FIERA

La progettazione e l’allestimento del tuo stand ? una fase fondamentale che influir? sul successo della tua presenza in Fiera. Lo spazio espositivo ha il compito di rafforzare e consolidare l’immagine aziendale, per questo dovr? essere creativa ed originale per distinguersi dalla concorrenza.
Un allestimento efficace rispecchia la coporate idendity ma allo stesso tempo ha il compito di stupire ed attrarre attenzione.

La disposizione dello stand e gli elementi che verranno inseriti hanno lo scopo di valorizzare il vostro prodotto o servizio, lo stand dovr? apparire armonioso e ben organizzato per permettere un’esperienza al visitatore unica e confortevole, lasciando il segno dei vostri punti di forza.

Quali sono gli elementi che non devono mancare nell’allestimento fiera del vostro stand:

• Proiezioni e video multimediali, per creare interesse e focalizzare l’attenzione del cliente sul vostro prodotto o servizio.
• Pannelli e strutture decorate: per focalizzare l’attenzione del vostro visitatore potrete creare pareti scenografici utilizzando pannelli fotografici o strutture espositive, cos? da valorizzare la presentazione di un prodotto o servizio
• Un angolo bar o ristoro, con tavolini per intrattenere i visitatori presso il vostro stand
• Un desk di accoglienza, per registrare la presenza degli ospiti e dei visitatori. In questo punto si potranno raccogliere le reggistrazioni ed i dati di potenziali nuovi lead da ricontattare post-fiera
• Un’area dedicata alla presentazione di prodotti o servizi, pu? essere una sorta di area demo, oppure un reparto formazione o un esposizione di un impianto per mostrare le peculiarit? del prodotto
• Materiale informativo: brochure, catalogo prodotti, biglietti da visita, company profile e tutto il materiale che possiamo fornire ai visitatori affinche si ricordino della visita quando li ricontatteremo
• Gadget: ? sempre un piacere per i visittori ricevere un piccolo dono come grazie per aver visitato il vostro stand. Il gadget pu? essere una qualsiasi cosa, l’importante ? che sia unica e personalizzata, che rappresenti i vostri valori aziendali e funga da promemoria per il visitatore.

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Svolgimento dell’Evento

Il giorno della Fiera, mantenete alta l’attenzione sul fatto che tutto funzioni come da programma. Verificate con il vostro staff e il responsabile dello stand che i materiali siano disponibili per i visitatori e che le attivit? si svolgano in direzione degli obiettivi fissati.

Una cosa importante mantenete aggiornato un report in tempo reale, con i dati dei visitatori, il numero di partecipanti, eventi successi, etc.. in modo da rendere misurabili i risultati durante l’evento e consentire poi un corretto controllo sulle attivit? post fiera.

Cosa fare dopo la Fiera: convertire i contatti in potenziali clienti

La fase post fiera ? fondamentale per determinare il successo dell’evento. Aver investito tempo e denaro per organizzare la nostra partecipazione, andrebbe sprecato se non dessimo seguito ai contatti raccolti durante l’evento. Convertire questi contatti in clienti non ? automatico e richiede delle precise attivit?:

• Manteniamo alta l’attenzione della partecipazione alla Fiera: scriviamo sul nostro sito un articolo corredatoda immagini fotografiche, della nostra partecipazione in Fiera. Sicuramente dopo l’evento si registreranno un aumento di visite al sito, per questo ? fondamentale che i contenuti siano aggiornati ceh che ci sia uno spazio dedicato alla Fiera.
• Creiamo azioni di follow-up, attraverso l’invio di email per ringraziare i visitatori di aver partecipato alla fiera e di aver visitato il nostro stand.
• Costruiamo una strategia di marketing per mantenere i contatti registrati e convertirli in clienti

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